Microsoft Excel

Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan aplikasi lembaran kerja yang popular yang dihasilkan oleh Microsoft Corporation. Penggunaannya lebih kepada menghasilkan pelbagai jenis lembara kerja termasuk yang menggunakan teks, perhitungan dan manipulasi nombor serta carta. Selain daripada itu ia juga popular digunakan dalam perakaunan.

Membina Lembaran Kerja

Membina lembaran kerja: Maklumat Pelajar

A. Menamakan helaian baharu

Setiap helaian mesti diberikan nama yang unik (tidak boleh 2 atau lebih mempunyai nama yang sama). Oleh itu, anda perlu memberikan nama mengikut fungsi masing-masing dan elakkan memberikan nama yang tidak bermakna. Contohnya Maklumat Pelajar – fungsinya memaparkan maklumat peribadi pelajar-pelajar. Langkah,

1. Klik pada format

2. Skrol ke Organize Sheer

3. Klik pada Rename Sheet

4. Taipkan nama MAKLUMAT PELAJAR

5. Tekan Enter

B. Menukar Saiz Lajur

Tukarkan saiz lajur mengikut kesesuaian untuk membina helaian kerja senarai nama.

1. Menggunakan Menu Bar

i. Klik Format

ii. Skrol ke Column – Width

iii. Ubah saiz lajur tersebut dengan memasukkan saiz baharu

iv. Klik ok

2. Menggunakan Penunjuk Tetikus (Mouse Pointer)

i. Letakkan kursor pada lajur A

ii. Gerakkan penunjuk tetikus supaya berada di garisan antara lajur A dan B sehingga muncul tanda  , klik dan heret ke kiri dan ke kanan untuk menukar saiz lajur.

C. Menyelit Lajur dan Baris
Langkah:

1. Letakkan kursor pada lajur atau baris yang dikehendaki (contohnya untuk menyelit lajur sebelum lajur A pada helaian kerja senarai nama, letakkan kursor pada lajur A)

2. Plih Insert, dan skrol ke Insert Sheet Columns.

Helaian Kerja: Kehadiran Pelajar

A. Membina helaian kerja KEHADIRAN

Langkah:

1. Buka helaian baharu dan berikan nama KEHADIRAN.

2. Pilih Insert, dan skrol ke Insert Sheet.

3. Dalam helaian ‘KEHADIRAN’, anda membina senarai nama dan bil murid

B. Membina pautan data (Link)

Langkah:

1. Klik pada sel B1

2. Taipkan tanda “=”

3. Klik pada helaian ‘Maklumat Pelajar’

4. Klik pada ‘Nama Pelajar’ dan tekan enter

5. Kembali semula pada helaian ‘Kehadiran’, dan lihat kepada lajur ‘Nama Pelajar’.

6. Klik pada hujung kotak sel B1 (sel yang mula-mula diisi) dan heret ke sel B2 dan sehingga kepada B31 (sel yang terakhir diisi)

C. Mengisi nombor menggunakan Autofill

Langkah:

1. Klik sel A2, taipkan 1 dan klik sel A3 taipkan 2.

2. Highlightkan Sel A2 dan A3.

3. Klik pada hujung kotak sel A3 dan heret sehingga ke baris terakhir.

Helaian Kerja: Markah

A. Membina helaian kerja MARKAH

Langkah:

1. Buka helaian baharu dan berikan nama sebagai Markah.

2. Dalam helaian ini, anda dikehendaki membina satu jadual markah.

3. Masukkan ‘Bil’ dan ‘Nama Pelajar’, sila ikuti seperti dalam langkah (membina pautan).

4. Taipkan nama bagi setiap mata pelajaran yang diamvil oleh pelajar dan taipkan ‘Gred’ di sebelah lajur nama mata pelajaran.

5. Masukkan markah tahunan pada mata pelajaran.

B. Menggunakan Kesahan (Validation)

Langkah:

1. Klik pada sel C2

2. Pada Menu Bar, Klik Data.

3. Klik Data Validation.

4.  Pada allow pilih whole number

5. Pada Data pilih less than or equal to dan taip 100 (julat markah daripada 0 hingga 100 sahaja)

6. Tekan Ok.

7. Ulangi langkah ini untuk markah mata pelajaran yang lain.

8. Masukkan markah, sekiranya anda tersilap taip melebihi nilai julat, skrin kesalahan akan dipaparkan.

9. Simpan fail kerja anda.

Helaian Kerja: Markah dan Gred

 A. Membina Gred menggunakan VLOOKUP

Langkah:

1. Bina helaian ‘Gred’.

2. Bina Jadual Skala Gred (Pastikan skala itu disusun dari  nilai rendah ke tinggi, jika sebaliknya formula VLOOKUP yang digunakan tidak memaparkan gred yang betul)

3. Klik pada helaian MARKAH

4. Klik pada kotak D2 untuk mata pelajaran

5. Klik Fx  Insert Function dan pada or selesct a category pilih Lockup & Reference.

7. Pada kotak select a function pilih VLOOKUP.

8. Klik OK

9. Kotak ‘Function Arguments’ bagi VLOOKUP dipaparkan.

10. Pada Lookup-Value, Klik pada C2 iaitu markah yang hendak diberikan gred.

11. Klik pada Table-array, pilijh helaian ‘Gred’ dan highlightkan pada sel B5:C15 iaitu jadual skala gred.  Untuk menetapkan bahawa kita merujuk kepada julat ini sahaja, hendaklah menambah simbol $ seperti berikut B$:C$15.

12. Klik pada col_index_num dan taipkan 2 iaitu bermaksud ruang atau nilai yang hendak dikembalikan kepada lajur nanti contohnya ‘A’.

13. Pada Range_Lookup Taipkan ‘TRUE”. (TRUE untuk padanan samadan menghampiri sama dan FALSE untuk padanan yang sama sahaja).

14. Setelah selesai melakukan keempat-empat arahan tadi, formula seperti yang terbentuk di sel aktif ialah =VLOOKUP(C2,Gred!B$5:c$15,2,TRUE)

15. Untuk yang seterusnya, klik pada hujung sel D2 dan heret ke sel D31 untuk disalin ke sel-sel lain.

16. Masukkan formula VLOOKUP untuk mata pelajaran yang lain.

17. Hasil akan diperoleh

B. Menggunakan COUNTIF

Selepas membina gred pelajar bagi setiap mata pelajaran, kita perlu mengira jumlah bagi setiap skala gres yang diperoleh

Langkah:

1. Salinkan skala gred dan letakkan pada kotak sel

2. Klik pada D33

3. Pada Menu Bar, Klik Formulas.

4. Klik Fx Insert Function dan pilih COUNTIF dan klik OK

5. Pada kotak select a function pilih COUNTIF dan klik OK

6. Kotak Function Arguments bagi COUNTIF dipaparkan.

 7. Pada Range pilih D2 hingga hingaga data yang terakhir. Untuk menetapkan bahawa kita merujuk kepada julat ini sahaja, hendaklah menambah symbol $

8. Pada Criteria, taipkan ‘TH” merujuk pada sklagred yang dikehendakidan klik OK

9. Formula terbentuk.

10. Lakukan langkah yang sama untuk skala gred seterusnya.

Helaian Kerja: Carta Prestasi

A. Membina graf atau carta

Langkah:

1. Pada Menu Bar, Klik pada Insert.

2. Klik Column, pilih 2-D Column (Clustered Column).

3. Carta ‘Column’ akan dipaparkan.

4. Pindahkan carta itu ke helaian kerja ‘Graf’ dengan mengklik ‘Move Chart’ dan klik OK

B. Mengubah tajuk Series pada graf atau carta

Langkah:

1. Pada helaian kerja ‘Graf’ klik pada carta yang telah dipindahkan

2. Klik Menu bar Design.

3. Pilih ‘Select Data’ atau klik butang kanan tetikus dan pilih ‘Select Data’.

4. Pada kotak legend Entries (Series) klik pada Series dan klik Edit.

5. Taipkan Bahasa Melayu dan klik OK.

C. Mengubah jenis graf atau carta

Langkah:

1. Pada helaian kerja ‘Graf’ klik pada carta Bahasa Melayu.

2. Klik Menu bar Design dan pilih Change Chart Type.

3. Kotak Change Chart Type dipaparkan.

4. Pilih carta jenis Clustered Cylinder dan klik OK.

D. Memasukkan tajuk Axis (tajuk pada paksi mendatar dan menegak)

Langkah:

1. Pada helaian kerja ‘Graf” klik pada carta Bahasa Melayu-contoh

2. Klik Menu bar Layout dan pilih Axis Titles.

3. Skrol pada Primary Horizontal Axis Title dan pilih Title Below Axis

4. Tajuk Axis Title dipaparkan pada bahagian bawah paksi mendatar.

5. Tukar nama Axis Title kepada Gred.

6. Pilih Axis Titles semula.

7. Skrol pada Primary Vertical Axis Title dan pilih Rotate Title.

8. Tukar nama Axis Title kepada Bilangan Pelajar.

9. Klik pada tajuk carta ‘Bahasa Melayu’ dan taipkan Bilangan Gred Bahasa Melayu.