Microsoft Word

Microsoft Word

Microsoft Word adalah salah satu daripada perisian pemprosesan perkataan. Perisian pemprosesan perkataan merupakan perisian aplikasi yang paling popular dan banyak digunakan dalam pekerjaan seharian. Ia melibatkan penggunaan computer dalam menyediakan dan mengemaskini dokumen seperti surat, memo, laporan, kertas kerja, brosur dan dokumen-dokumen yang lain.

Projek: Membina Surat Menggunakan Kaedah Mel Cantum

Kaedah mel cantum (mail merge) ini sesuai digunakan apabila pengguna mempunyai surat yang ingin dihantar kepada lebih daripada seorang penerima.

A. Membina Dokumen Utama

1. Buka fail (surat) anda dan padamkan nama serta alamat penerima. Namakan fail kepada nama baru.

2. Projek ini melibatkan perubahan pada nama dan alamat penerima sahaja. Klik Mailings > Start Mail Merge >Step by Step Mail Merge Wizard.

B. Membina Senarai Penerima

1. Penggunaan Mail Merge Wizard memudahkan senarai penerima dibina menggunakan fitur mel cantum yang dipaparkan di sebelah kanan. Proses seterusnya memerlukan anda mengikuti langkah demi langkah dengan betul. Pada Select document type, pilih Letters dan klik Next: Starting document.

2. Memandangkan projek ini menggunakan surat yang sedia ada, anda hanya perlu klik pada Use the current document dan seterusnya klik pada Next: Select recipients.

3. Memandangkan senarai nama dan alamat penerima masih belum ditaip, pilih Type a new list dan klik Create. Kotak dialog New Address List akan dipaparkan.

4. Jadual dalam kotak dialog New Adress List mengandungi banyak medan data. Memandangkan maklumat penerima bagi surat ini hanya memerlukan medan data, anda boleh memilih medan data yang diperlukan. Untuk tujuan modul ini, pilih Customize Colums dan pilih Field Names yang tidak diperlukan. Hanya perlu Select > Delete. Setelah selesai, klik OK. Medan data yang diperlukan adalah seperti jadual di bawah.

#

First Name

Last Name

Adress Line 1

Adress Line 2

City

State

Zip Code

Country

Jadual medan data

5. Anda memasukkan data-data nama dan alamat penerima. Klik New Entry untuk memasukkan rekod seterusnya. Klik OK apabila selesai.

6. Anda perlu simpan senarai ini dengan menamakannya senarai penerima dan disimpan dalam folder.

7. Fail senarai penerima akan disimpan menggunakan format Microsoft Access (.mdb) dan boleh diambil semula untuk tujuan penambahan atau kemas kini rekod. Sekiranya senarai penerima telah lama disediakan, pilih Use an existing list > Edit recipient list.

8. Contohnya, terdapat dua proses kemas kini yang perlu dilakukan. Pertama, menambah rekod baharu. Kedua, menyusun medan mengikut susunan betul.

i. Tambahan rekod baharu. Terdapat satu rekod baharu. Hanya perlu pilih Use an existing list > Edit recipient list. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, serlahkan senarai penerima.mdb dan klik Edit. Pada kota dialog Edit Data Source pula, klik New Entry dan masukkan data dalam jadual. Klik OK > OK > OK.

ii. Menyusun medan mengikut susunan betul. Jika diperhatikan maklumat penerima tidak disusun dengan betul. Pada kotak dialog Edit Data Source pula, klik Customize Columns. Kotak dialog Customize Adress List dipaparkan. Pilih nama medan yang ingin diubah dan klik butang Move Up atau Move Down. Ubah kedudukan Zip Code. Klik OK setelah selesai proses ini.

iii. Klik Select All untuk menempatkan semua rekod ke atas surat yang telah ditaip dan klik OK. Klik Next: Write your letter.

9. Memandangkan surat telah ditaip, anda perlu plilih Adress Block. Kotak dialog Insert Adress Block dipaparkan.

10. Anda boleh mengubah dan mengedit kedudukan paparan pada alamat penerima berdasarkan kehendak anda sendiri.

11. Klik OK dan kelihatan pada {{AdressBlock}} dipaparkan di kedudukan yang betul pada surat yang disediakan.

12. Klik Next: Preview your letters untuk langkah seterusnya. Nama dan alamat penerima pertama dipaparkan.

13. Anda boleh melihat paparan bagi rekod penerima seterusnya dengan menekan seterusnya. Klik Next: Complete the merge jika telah selesai proses ini.

14. Seterusnya, anda boleh melaksanakan proses mencetak surat. Klik Print jika mahu memulakan proses ini atau Edit Individual letters sekiranya ada perubahan bagi surat tertentu.

15. Tahniah! Anda telah berjaya melakukan mel cantum.